Khi khách hàng đánh giá lại các kế hoạch do đại dịch đang diễn ra, đây là một số ý tưởng về cách tiếp tục tiếp cận các đối tượng quan trọng, giảm thiểu lãng phí và cải thiện tinh thần cho các chuyên gia PR bên thương hiệu.

Dựa trên những gì chúng tôi đã nghe từ khách hàng của mình, COVID-19 đã khiến một số công ty đánh giá lại các hoạt động PR của họ và ai sẽ chịu trách nhiệm về chúng. Thay vì thuê bên ngoài các cơ quan PR hoặc nhà tư vấn, các tổ chức đang lấy lại quyền sở hữu và tạo, xây dựng hoặc mở rộng đội ngũ nội bộ của họ.

3 mẹo sau đây nhằm giúp các bộ phận PR nội bộ hợp lý hóa quy trình làm việc của họ, xây dựng phương tiện truyền thông xã hội và chứng minh giá trị của họ, cho dù họ còn nhỏ, mới thành lập hay đang trải qua một số khó khăn, đang phát triển hoặc một số kết hợp của chúng.

1. Đầu tư vào các công cụ phù hợp

Trở thành một phần của nhóm nội bộ có nghĩa là thời gian luôn ở mức cao, điều này khiến việc có các công cụ PR phù hợp là điều cần thiết.

Hãy bắt đầu với việc giám sát phương tiện truyền thông. Nếu bạn đang tìm kiếm theo cách thủ công qua Google Alerts hoặc dựa vào sự kết hợp của các công cụ miễn phí, thì đã đến lúc bắt đầu trò chơi của bạn. Các công cụ giám sát phương tiện truyền thông trả phí sẽ có phạm vi bao phủ nhiều hơn và sẽ tìm kiếm nhiều nguồn hơn bất kỳ cụm dịch vụ miễn phí nào. 

Có một số lợi ích chính để giám sát của bạn tất cả ở một nơi (thay vì quản lý nhiều tài khoản) và tự tin rằng bạn đang có được bức tranh toàn cảnh về phạm vi bảo hiểm của mình. Bạn không chỉ thể hiện chính xác ai đang nói về thương hiệu của mình và ở đâu, nếu bạn đưa đối thủ cạnh tranh và ngành vào các thông số tìm kiếm của mình, bạn có thể xác định trước các mối đe dọa hoặc cơ hội.

Ngoài ra, các công cụ giám sát cung cấp các dịch vụ hữu ích sẽ hỗ trợ bạn trong các lĩnh vực khác của công việc — như thông báo cho C-suite của bạn hoặc chứng minh giá trị của các hoạt động của bạn. Tóm tắt phương tiện, cảnh báo qua email và chức năng báo cáo sẽ giúp bạn phân tích kết quả và chia sẻ thông tin chi tiết một cách dễ hiểu.

Công cụ thứ hai để đầu tư vào là cơ sở dữ liệu phương tiện. Đảm bảo rằng bạn có cơ sở dữ liệu cung cấp cho bạn quyền truy cập vào những người có ảnh hưởng và nhà báo quan trọng đối với khán giả của bạn. Với bối cảnh phương tiện liên tục thay đổi, cố gắng tìm nguồn và duy trì danh sách liên hệ của riêng bạn không phải là cách sử dụng hiệu quả tài nguyên của bạn. Danh sách cập nhật các chi tiết liên hệ phù hợp và phương thức gửi tin cậy sẽ tạo nên sự khác biệt cho các nỗ lực quan hệ truyền thông của bạn, đặc biệt nếu cơ sở dữ liệu truyền thông đó đi kèm với chức năng tiếp cận tích hợp.

Đầu tư vào các công cụ phù hợp sớm sẽ giúp bạn chuẩn bị cho hai mẹo tiếp theo của chúng tôi.

2. Có tia laser tập trung vào các kênh của bạn

Truyền mạng của bạn rộng khắp và bao phủ mọi nền tảng truyền thông xã hội lớn có vẻ là một cách tối ưu để tiếp cận nhiều đối tượng hơn, nhưng vì mọi nền tảng đều ủng hộ một loại nội dung nhất định, bạn đang thêm gánh nặng cho người quản lý truyền thông xã hội của mình (nếu bạn thậm chí có một) với mọi kênh bạn áp dụng. Tốt hơn là làm tốt một vài việc hơn là làm tất cả chúng kém.

Bằng cách tập trung laser vào các kênh của bạn và chọn những kênh có lợi nhất cho doanh nghiệp của bạn, bạn có thể vạch ra chiến lược giúp bạn đạt được thành công lâu dài. Bạn sẽ nỗ lực hết mình khi cố gắng trở thành bậc thầy của tất cả chúng. Đối tượng của bạn sống ở đâu? Họ tương tác với những nền tảng nào? Loại nội dung nào khiến họ xem và chia sẻ? Báo cáo trắng không hoạt động tốt trên Twitter và những bình luận gay gắt không phải là điểm nhấn trên LinkedIn, và liệu thương hiệu của bạn có thực sự tìm được khán giả trên TikTok không?

Sau khi bạn chọn nền tảng bạn cần, hãy tìm hiểu cách tối ưu hóa chúng. Nghiên cứu các chức năng sẽ giúp bạn hợp lý hóa trải nghiệm của mình — danh sách, nhóm, thẻ bắt đầu bằng #, khả năng đăng. Mang công cụ giám sát phương tiện của bạn vào hỗn hợp và để máy móc sàng lọc thông tin quá tải cho các lần truy cập có liên quan.

3. Đảm bảo kết nối các hoạt động PR của bạn với các mục tiêu kinh doanh

Vào năm 2020, PR có vẻ hơi tiêu xài. Các công ty đang đấu tranh để tồn tại và tìm kiếm những cách dễ nhất và hiệu quả nhất để giảm chi phí đã chọn cắt giảm ngân sách tiếp thị và thu nhập của họ. Kết quả là nhiều đội nội bộ, công ty PR và hoạt động solo đã bị ảnh hưởng.

Một trong những lý do (thật không may) PR ở vị trí bấp bênh này là lịch sử của chúng ta không có khả năng kết nối các hoạt động PR với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn của thương hiệu theo cách có thể đo lường và dễ hiểu được.

Điều này một phần là do mối quan hệ lâu dài với các giá trị tương đương của quảng cáo (AVE), mà trong môi trường kinh doanh theo hướng dữ liệu ngày nay, không còn bay nữa. Chuyên gia PR cần phải là bậc thầy trong việc kết nối kết quả hoạt động của họ với mục tiêu kinh doanh và chìa khóa để làm được điều đó là tác động.

Chúng tôi định nghĩa tác động là có tác động mong muốn đến một kết quả mong muốn . Tác động có thể trực tiếp hoặc gián tiếp, mặc dù các nỗ lực PR phần lớn thuộc tác động gián tiếp, trong đó hoạt động có một kết quả kinh doanh ngụ ý. Điều này là do hầu hết thời gian bạn không thể vẽ một đường thẳng từ những nỗ lực từ hoạt động PR đến bán hàng của bạn.

Các hoạt động PR ảnh hưởng phần lớn đến nhận thức, sự gắn bó và danh tiếng của một thương hiệu. Cả ba điều đó đều tác động gián tiếp đến mục tiêu của thương hiệu (thường là tăng doanh thu). PR không có vấn đề về đo lường — có rất nhiều cách để đo lường PR: số lần hiển thị, số lượt thích, số lần nhấp, số lượt đề cập, lưu lượng truy cập web. Tuy nhiên, được xem xét một cách riêng biệt và được trình bày như là tổng thể của tất cả những nỗ lực của bạn, những thứ này chẳng khác gì những thước đo phù phiếm.

Kết nối họ với nhận thức, mức độ tương tác và danh tiếng là chìa khóa để thuyết phục C-suite của bạn rằng bạn đáng đầu tư vào.

Rất nhiều điều liên quan đến ngôn ngữ bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang dừng lại ở số lượt đề cập, thì bạn có thể sẽ nhận được rất nhiều cái nhìn trống rỗng. Nếu bạn tiếp tục nói rằng trong số những đề cập mà bạn nhận được, 88% trong số đó là tích cực, tức là nhiều hơn 20% so với tháng trước, bạn có thể cho thấy rằng nỗ lực của bạn đã được đền đáp ở bộ phận danh tiếng.

Mọi công ty đều quan tâm đến kênh bán hàng quan trọng nhất, vì vậy hãy liên kết các nỗ lực PR của bạn với hành trình đó. Trên hết là nhận thức — càng nhiều người biết về bất cứ điều gì bạn làm hoặc cung cấp, bạn càng có thể bán được nhiều người hơn. Di chuyển xuống kênh và tương tác trở nên quan trọng. Những người được biết đến bây giờ là những người tương tác với trang web của bạn, dịch vụ của bạn, yêu cầu bản demo, trả lời email bán hàng và đăng ký nhận bản tin. Họ đang tạo mối quan hệ với bạn. Khi có một mối quan hệ, bạn sẽ sẵn sàng tiến một bước xa hơn.

Và tất nhiên, có danh tiếng khắp nơi. Một vài năm trước, một cuộc khảo sát của Ipsos cho thấy 86% người được hỏi trên toàn cầu xem xét danh tiếng của công ty khi mua sản phẩm hoặc dịch vụ.

Một công cụ giám sát phương tiện truyền thông có chức năng báo cáo càng trở nên cần thiết hơn để chứng minh tác động, vì những hiểu biết bạn có được từ việc theo dõi mức độ phù hợp của mình đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh nhận thức, mức độ tương tác và danh tiếng.

Bằng cách bắt đầu với các công cụ phù hợp, tập trung các kênh của bạn và kết nối với các mục tiêu kinh doanh, bạn đang tạo cho mình và nhóm của mình một nền tảng vững chắc để trở thành một “bộ phận phụ” —nhưng là một phần không thể thiếu và thiết yếu của sự phát triển kinh doanh.

Joy Knowles là nhà chiến lược nội dung tiếp thị của  Agility PR Solutions .

Nguồn bài viết: https://www.prdaily.com/3-tips-to-help-your-in-house-pr-team-succeed/

Xem thêm các bài viết khác:

• 3 chiến dịch PR – marketing ấn tượng của Edelman
• Cách vượt qua năm “do dự trên mạng xã hội”