Nhờ tích hợp với Microsoft 365, Microsoft Teams (MS Teams) hiện là ứng dụng cộng tác được hơn 500.000 tổ chức lựa chọn. Làm theo hướng dẫn này để hợp lý hóa việc nhắn tin nội bộ của bạn và giảm nhẹ gánh nặng email cho nhân viên của bạn.

Việc triển khai thành công Microsoft Teams không chỉ liên quan đến bộ phận CNTT triển khai ứng dụng. Nó còn yêu cầu các nhà truyền thông nội bộ thực hiện kiến ​​thức chuyên môn về quản lý thay đổi của họ để đảm bảo áp dụng và sử dụng nó một cách hợp lý.

Dưới đây là 6 mẹo để thúc đẩy cộng tác thành công khi sử dụng Microsoft Teams:

1. Giữ các tệp được tổ chức với cấu trúc thư mục thống nhất

Tất cả chúng ta đều đã thấy điều đó: Cùng một tệp được lưu trong nhiều thư mục, tên thư mục khó hiểu chỉ người tạo mới có thể phân biệt, một thư mục duy nhất hoạt động như một “ngăn kéo rác” kỹ thuật số cho mọi tệp liên quan đến một dự án. Đây là tất cả những rào cản cho sự hợp tác tốt.

Giải pháp? Với tư cách là một nhóm, hãy quyết định cấu trúc thư mục sẽ dành cho các kênh của bạn và tuân theo cấu trúc đó. Bằng cách thiết lập sự đồng nhất này, các thành viên trong nhóm sẽ luôn biết nơi lưu công việc của họ.

Lưu công việc vào thư mục Nhóm mang lại lợi ích bổ sung của việc kiểm soát phiên bản. Là một nền tảng dựa trên SharePoint, các thay đổi đối với tài liệu Nhóm được lưu tự động và mỗi lần lặp lại có thể được truy cập thông qua Lịch sử Phiên bản của tài liệu.

Để truy cập nhanh vào các tệp trong thư mục Nhóm của bạn, hãy đồng bộ hóa chúng với OneDrive. Điều này sẽ làm cho chúng có thể truy cập được từ File Explorer để bạn có thể bỏ qua ứng dụng Teams và mở ngay các tệp trong ứng dụng máy tính thích hợp, tức là MS Word, PowerPoint, Excel.

3. Sắp xếp cách bạn giao tiếp bằng cách sử dụng thông minh các bài đăng, cuộc trò chuyện và email

MS Teams mang đến một cơ hội tuyệt vời để tách giao tiếp nội bộ khỏi giao tiếp bên ngoài. Ví dụ: nhiều tổ chức chọn sử dụng Bài đăng trong MS Teams để thảo luận nội bộ về các dự án, đồng thời lưu trữ email để liên lạc bên ngoài với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp của họ. Phần thưởng: có nghĩa là bạn có một kho lưu trữ đầy đủ các cuộc trò chuyện công việc ở một nơi, để dễ dàng truy cập và tham khảo bất cứ khi nào bạn cần.

Để sử dụng tốt nhất các Bài đăng trong MS Teams:

• Cung cấp cho Bài đăng của bạn một dòng chủ đề.
• Sử dụng chức năng @mention để giải quyết nó với ai đó.
• Khi phản hồi một Bài đăng, hãy đảm bảo trả lời chủ đề thay vì tạo một Bài đăng mới.

Về mặt Trò chuyện, hãy nghĩ về chúng như là tương đương ảo của người qua đường trong tủ. Chúng rất phù hợp cho các câu hỏi nhanh, một lần duy nhất và cuộc trò chuyện thông thường. (Và ảnh gif. Rất nhiều ảnh gif giải trí.)

4. Sử dụng cập nhật trạng thái để báo hiệu tình trạng sẵn sàng của bạn

Đừng để đồng nghiệp nghĩ rằng bạn đang đánh bóng họ! Cập nhật trạng thái của bạn một cách nhất quán là một cách tuyệt vời để cho người khác biết khi nào bạn có thể cộng tác, khi bạn đang nghỉ trưa, khi bạn đã đăng ký trong ngày và khi nào bạn cần làm việc mà không bị gián đoạn. Hãy coi cài đặt “Không làm phiền” là phiên bản trực tuyến để đóng cửa văn phòng của bạn.

Ngoài việc cắt giảm những cuộc gọi ngẫu hứng đáng sợ đó, chức năng này cũng cho phép bạn đặt phản hồi vắng mặt để xuất hiện khi bạn đang đi nghỉ. Và như tất cả chúng ta đều có thể đồng ý, những kỳ nghỉ thật sự — nơi nhân viên có thể hoàn toàn ngắt kết nối với văn phòng ảo — chưa bao giờ quan trọng hơn, vì ngày càng nhiều công ty tập trung vào  sức khỏe và thể trạng của nhân viên .

5. Đăng thông tin trên Wiki để được chia sẻ kiến ​​thức

Tất cả những ghi chú Post-it đó trên bàn của bạn với số điện thoại, URL và lời nhắc quan trọng liên quan đến dự án bạn đang làm sẽ không tốt cho bất kỳ ai nếu mọi người không thể truy cập chúng.

Vào Wiki, một bảng ghi nhớ kỹ thuật số, tuyệt vời, nơi những thông tin đó có thể được sắp xếp và cung cấp cho tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập 24/7, mọi lúc, mọi nơi. Bạn chắc chắn sẽ không bỏ lỡ những tin nhắn đêm khuya từ các đồng nghiệp yêu cầu những thứ như mật khẩu tài khoản hoặc thông tin đăng nhập!

6. Tạo lối tắt đến thông tin quan trọng bằng cách sử dụng các tab

Tất cả chúng ta đều thiếu thời gian. Một cách để tiết kiệm những phút quý giá (hoặc hàng giờ) dành cho việc tìm kiếm báo cáo trạng thái gần đây nhất hoặc ghi chú cuộc họp là sử dụng chiến lược các tab cho các tài liệu đó trong kênh MS Teams cho dự án đó. Các thành viên trong nhóm có thể có quyền truy cập bằng một cú nhấp chuột vào bất kỳ tệp nào được tải lên thông qua Excel, PowerPoint, Word hoặc PDF.

Hãy nhớ rằng, sự hợp tác tuyệt vời cũng chính là xây dựng tình bạn thân thiết. Cân nhắc tạo một kênh dành riêng để giao lưu, nơi các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ meme, câu chuyện hài hước và tin tức tốt với nhau.

Công ty của bạn đang làm gì để thúc đẩy cộng tác thành công trên MS Teams? Chia sẻ lời khuyên tốt nhất của bạn trong phần bình luận bên dưới.

Xem thêm các bài viết tại:

• 3 chiến dịch PR – marketing ấn tượng của Edelman
• Cách vượt qua năm “do dự trên mạng xã hội”

Nguồn bài viết: https://www.prdaily.com/6-tips-to-make-microsoft-teams-work-for-your-organization/